電話から選考は始まる!塾講師バイトの電話対応について

今回は、塾講師バイトの採用電話の受け取り方についてご説明していきたいと思います。

塾講師のバイトの求人を見つけて、そこに応募するために電話をかけた時から、選考は始まっています。

電話では第一印象を判断することはできませんが、電話をかけた時の第一声はとても大事なものになっています。第一声からの会話や、電話でのマナーについて理解していれば、バイトの採用率もぐんと高くすることができます。

緊張してもいいように準備を

応募の電話をかける時、緊張してしまいますよね。話をしようとして頭が混乱してしまわないように、あらかじめ自分のしたい質問や要件をメモ帳などに書き、電話をかける時に目の届く場所においておくようにしておきましょう。

電話をしている最中でも、メモを見ることで何を話したいか確認することができ、落ち着くこともできます。

電話をする場所にも気を配ってください。騒音の激しい場所で電話をかけてしまっては、相手側も自分側も、何を話しているのか聞き取れない状況になってしまうことがあります。静かで電波の安定している場所で応募しましょう。

電話の対応で気をつけることは?

塾は様々な求人サイトを利用しています。まず名前をきちんと名乗ったあとは、自分がどこから応募しているのかを相手に伝えましょう。相手側に先に情報を伝えることができるので、このあとの会話をスムーズに進めることができます。

塾側からの電話に出られなかった時には、出られなかった理由を伝えてお詫びをしておきます。授業中だったり、接客中であったことを説明してから、先方の都合を確認するために「今お時間よろしいでしょうか」と聞く必要があります。

面接の日時を伝えられた時、自分の都合がつく場合ならそのまま承諾することができますが、都合がつかない場合には、はっきりとそのことを伝えましょう。

都合がつかないことで相手に悪い印象を与えるのではないかと不安に思うことはありません。自分の都合を伝えることで、別の日程を提案してくれます。

事前に自分のスケジュールを整理する

電話をかける前に、1週間から2週間ぶんの自分のスケジュールを事前に見直しておくと、日程のことでの会話もつまずくことなくスムーズに進めることができます。

会話が終了する前に面接の日程について復唱することで、日程の間違いがないかどうかを確認することができるので、復唱するのは忘れないようにしておきましょう。メモに日程を書くのも忘れないようにしてください。

最後には、締めの言葉としてのお礼を忘れずに伝えてください。

その場の状況に応じて

電話対応ですので、電話をかける時も、相手側からかかってくる時も、その時の都合があってすぐ電話に出られない場合があります。

すぐに応募ができて面接の日時を決められることもありますが、予測していなかった事態の時にも慌てることなく対応できるようにしましょう。

折り返しの電話をいれる時は?

まず、塾側からの留守電が残っている場合は、電話できる状況になった時に早めにかけ直すようにしましょう。時間が長くあいてしまうと、塾側に応募する気がなかったのかと思われてしまいます。電話をかけた時には、折り返しの連絡が遅れたことを詫びる言葉を添えてから話をするようにしてください。

移動中であったり、周囲が騒がしくて電話できない状況で電話がかかってきた場合には、今電話ができる状況でないことを相手にきちんと伝えましょう。

その場合には、あとで折り返しの電話をいれることを伝えてから、電話できる場所に移動して折り返しの電話をします。折り返しの電話をすぐできない場合は、いつ頃に電話をかけたらいいか、後日あらためるべきか、相手側に確認してからかけ直すようにしてください。

再確認を忘れずに

いくつもの経緯があり、都合があわないことから折り返しの電話をする時のために、担当者である人の名前や連絡先を確認することも大切です。

担当者の名前が聞き取れず、再確認せずに会話を進めてしまうことは失礼になってしまいます。たとえ名前を聞き取れなくとも、それが悪いことになることはありません。

聞き取ることができなかった場合には、もう一度担当者の名前を聞くようにしておきましょう。

電話をかけた時に担当者以外の人が電話にでることがあるかもしれないので、担当者の人の名前は必ず聞いて、メモをしておくようにしましょう。かけ直す連絡先でも、その時かかってきた電話番号とは違う場合もあるので、確認として聞いておくようにします。

担当している方が不在の時には、担当者ではない人でもきちんと名前を名乗ってから、伝言を残すようにしましょう。

まとめ

自分のおかれている状況によって、対応しなければいけないことは変わってきます。すぐに電話にでられなかったことで気落ちする必要はないので、その場合には折り返しの際にお詫びを入れてから、焦らずに話を進めましょう。

声から聞き取る印象が重要になってくるので、会話する時の声は大きく、元気に話すようにしてください。

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